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Art. 219

MANUTENTION.

Apurement des tables alphabétiques.

Comme conséquence de la limitation des recherches aux cinquante dernières années, l'Instr. n° 6770, pages 17 et 18, prescrit l'apurement des tables alphabétiques.

La note ci-après, établie par un collège, indique un procédé pratique pour parvenir à cet apurement. Elle est publiée à titre d'information.

" Le procédé le plus simple et le plus rapide consiste à commencer par l'examen des volumes lés plus anciens du répertoire.

1er cas : volumes anciens ne révélant aucune " formalité subsistante " :

" Si par exemple, les volumes 1 à 85 ne révèlent aucune formalité postérieure au 1er janvier 1905 ni aucune inscription à l'encre rouge, il n'y aura plus qu'à rayer à la table alphabétique tous les numéros de ces volumes sans exception. A cet effet il suffira de prendre successivement tous les volumes de la table alphabétique page par page et d'y rayer en série tous les folios mentionnant les volumes 1 à 85 du répertoire.

2eme cas : volumes anciens ne révélant quelques " formalité subsistante " :

" Si par exemple les volumes 86 à 175, révèlent seulement quelques formalités postérieures au 1er janvier 1905 et quelques inscriptions à l'encre rouge, il y aura intérêt à les refondre en reportant les " comptes subsistants " sur deux ou trois nouveaux volumes du répertoire en n'y mentionnant, bien, entendu, que les formalités postérieures du 1er janvier 1905 et toutes les " inscriptions en rouge ". On pourrait alors donner à ces 2 ou 3 nouveaux volumes les n° I, II ou III (nouveaux) pour les distinguer des autres (1).

(1) Ces comptes refondus continueraient donc de subsister à la table alphabétique mais sous un nouveau numéro porté en rouge.

" Comme dans le 1er cas, les volumes 86 à 175 se trouvant supprimés, seront tous rayés à la table alphabétique.

" Ainsi la double opération susvisée aura permis de supprimer :

1) 175 volumes du répertoire;

2) 600 x 1722 = 103.200 comptes de la table alphabétique

" On opérera de même pour les volumes suivants, si les comptes à refondre sont peu nombreux. Dès que les comptes qui subsistent deviennent trop nombreux dans chaque volume, on aura intérêt à ne pas les refondre. On procédera alors conformément aux prescriptions de l'IG 6770, page 18, 1er colonne, § 2 et 3 ".

Observations. - Pour le cas où l'on envisagerait de délivrer des copies ou des extraits des comptes du répertoire pour permettre aux usagers de retrouver les formalités anciennes, il sera nécessaire de conserver les registres du répertoire, même les plus anciens, soit à la conservation, soit au dépôt d'archives, et de ne pas faire disparaître sur les tables la référence aux comptes apurés.